Vaikuttava viestintä

Kun tiedetään, kenelle viestitään ja mitä viestitään, on helppo jatkaa ajattelua vaikuttavuuden suuntaan. Kaikki lähtee organisaaton tarpeista ja tavasta viestiä. Ei tehdä viestintää viestinnän vuoksi. Pyritään pois tilanteesta, jossa on pakko viestiä organisaation velvoittamana.

Euroopan unioni asettaa esimerkiksi hankkeille omat velvoitteensa. Viestintä on rakennerahastohankkeen onnistumisen edellytys ja oikeuttaa julkisen rahoituksen, ja EU myös velvoittaa hankkeita tiedottamaan (Rakennerahastot 2020). Myös hankkeen oma taustaorganisaatio voi vaatia tietyn tyyppistä viestintää. Tiedostetaan tilanne, jossa viestintä  “kuuluu työnkuvaan”, ja pyritään sen sijaan tekemään siitä kiinnostavaa itselle ja seuraajille.

Hankkeissa viestintä aloitetaan usein hankejargonilla tyyliin: “Meidän hankkeessamme…” tai “Korkeakoulu X:n hallinnoimassa ESR-hankkeessa…”. Virkakielessä (virkamiehet ja hallinto) ja virastojen viestinnässä tämänkaltainen tyyli on yleinen mutta ei välttämättä tehokkain.

Viesti tulee sanoittaa juuri kohderyhmän (esimerkiksi nuorten, vanhempien, opettajien) omalle kielelle. Selkeä ja vaikuttava viestintä keskittyy toimintaan, tuloksiin sekä vaikuttavuuteen.

On tärkeä etsiä hankkeen ja kohderyhmän kannalta mielenkiintoisia näkökulmia tukemaan omaa viestintäsisältöä.

Eri viestintäkanavissa voi hyödyntää eri tyyppistä tyyliä. Esimerkiksi Osuma-hankkeen Facebook-tilillä jaetaan laajasti asiakashankkeiden tapahtumia ja julkaisuja hyödyntäen emojeja ja rennompaa kieliasua. Verkkosivuilla ja Twitterissä käytetään huoliteltua yleiskieltä ja viestintä on uutispainotteista.  

Osallista viestimällä

Aikamme nopeatempoisessa viestintäkulttuurissa keskeistä on vuorovaikutus.

Monet sosiaalisen median palvelut perustuvat tiedon jakamiselle ja keskustelulle. Kommentoi, retwiittaa tai lainaa twiittiä ovat monelle sosiaalisen median viestijälle tuttuja toimintoja. Ne kannustavat keskustelemaan ja jakamaan ajatuksia. Välillä on jopa suositeltavaa pyrkiä keskusteluissa pois omasta projektikuplasta ja hakea uusia näkökulmia.

Sosiaalisen median viestinnässä on myös riskinsä. On hyvä tiedostaa nettikeskusteluiden sudenkuopat ja miettiä etukäteen, millainen keskustelu aiheesta sopii omaan viestinnälliseen kokoinaiskuvaan.

Sosiaalisen median keskusteluissa väärinymmärrykset, provosoituminen ja asiaton kieli ovat ikävä kyllä arkipäivää.

Oman viestin tehokkaaseen levittämiseen liittyy kyky luoda keskustelua ja osallistua muiden keskusteluihin. Kun keskustelu on avattu julkisella alustalla, on sitä syytä seurata ja pitää yllä. Vuorovaikutus luo lisää viestintää. 

Omasta projektiarjesta ei kuitenkaan aina riitä kerrottavaa. Saattaa olla viikkojen suvantovaihe, jolloin uutta julkaistavaa tai tiedotettavaa ei ole. Tällöin on hyvä kääntää katse yhteistyökumppaneiden suuntaan ja osallistua ajankohtaiseen, omaa projektia koskevaan keskusteluun tuoden omia näkökulmia aiheeseen.

Yhteistyökumppaneiden nostaminen  omiin sosiaalisen median kanaviin tai uutiskirjeisiin palvelee molempia organisaatioita. Se tuo samalla omalle organisaatiolla näkyvyyttä ja vahvistaa yhteistyötä. Sen sijaan, että säännöllisesti tiedotetaan asioista yksisuuntaisesti, keskitytään luomaan dialogia. 

Hyvä viestinnän työkalu keskustelun herättämiseksi on tarinallistaminen. Tarinankerronta yksi vanhimmista tavoista välittää tietoa ja vaikuttaa. Tarinankerronta on antaa kuulijalle mahdollisuuden samaistua toisen kokemuksiin ja näkökulmiin.

Tarinallistamisessa on hyvä kiinnittää huomiota kerrontaan ja sanoittamiseen ja erottaa tyyli esimerkiksi virkamieskielestä. Tarinallistamisessa voi hyödyntää asiakkaan tai työntekijän omakohtaisia kokemuksia projektin toiminnasta. Tarina voi olla bloggaus tai muu kirjoitus omista kokemuksista, tai se voi olla digitarina videon muodossa.

Osaamisen tarinallistamisessa kannattaa tutustua Uraloikkarin käsikirjaan tai Oiva-hankkeen vinkkeihin digitaalisesta tarinankerronnasta.

Tyypillisessä loppuseminaarissa projektin tuloksista ja saavutuksista viestitään laajasti ulospäin. Tapahtuman tuotanto on oma ammattialansa, jonka osaajat hallitsevat tapahtuman suunnittelun budjetoinnista kilpailutuksiin ja aina viranomaislupien hakemiseen.Tässä tekstissä nostetaan esille muutamia tärkeitä näkökulmia, jotka projektitoimijan on huomioitava tapahtumien suunnittelussa. 

Tapahtumalla on aina alku ja loppu ja ne voivat olla väliaikaisia tai toistua säännöllisesti (Huhtaniska & Tirronen 2019). Onnistunut tapahtuma on hyvin suunniteltu, ja sen valmisteluun on varattu riittävästi aikaa sekä resursseja. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän tarvitsee huomioida eri asioita. Tapahtumanjärjestäjän yksi tärkein taito on oman osaamisen tunnistaminen ja omien rajojensa tiedostaminen. Kaikkea ei tarvitse osata ja tehdä itse. Usein omasta organisaatiosta saa tukea projektin tapahtumien tuotantoon.

Osa  tapahtumaan liittyvästä suunnittelusta ja aikataulutuksesta on viranomaisten määrittelemää.  Esimerkiksi suurissa yleisötapahtumissa tai poikkeuksellisissa ympäristöissä vaadittava pelastussuunnitelma on toimitettava viranomaisille 14 vuorokautta ennen tilaisuutta. Poliisi puolestaan vaatii ilmoituksen yleisötilaisuudesta 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. Tilat on varattava huomattavasti aikaisemmin.

Mikäli tapahtuma järjestetään konserttisalissa tai suositussa yleisötilassa (tapahtumakeskukset, messu- ja kongressikeskukset) voi varauskalenterista joutua etsimään aikoja yli vuoden päähän. Koronapandemian aikana esimerkiksi studiotilojen varauskalenterit ovat olleet täynnä kuukausiksi eteenpäin. Tapahtuman suunnitteluun liittyy paljon liikkuvia elementtejä, suunnittelua ja lupa-asioita, joiden valmisteluun on syytä varata riittävästi aikaa. Sen jälkeen kun ydinsisältö ja ajankohta on mietittynä, ja tehty myös varasuunnitelma, on hyvä huomioida seuraavia seikkoja:

• Budjetti: laske kustannukset, perusta arviot aiempiin kokemuksiin, muista lupamaksut ja mahd. tekijänoikeuskorvaukset
• Paikka ja logistiikka: kulkuyhteydet julkisilla, autolla; saapumisen ohjeistus, tilan saavutettavuus (huomioi mm. liikunta ja kuulo-, sekä näkörajoitteiset), tilan ohjeistukseen ja pelastussuunnitelmaan tutustuminen, aikatauluta tapahtuman rakennus ja purku. Tarkista kuljetusreitit ja turvallisuus
• Tarjouspyynnöt & varaukset: kilpailuta palvelut hyvissä ajoin, tee tapahtumatilojen ja studioiden varaukset ajoissa. Huomio mm. peruutusehdot
• Tekniikka: tekniikan ja yhteyksien testaaminen etukäteen.
• Materiaalit ja ohjeistus: mitä tarvitaan ja mitä näytetään ja jaetaan yleisölle. Valokuvaamisesta hyvä ilmoittaa etukäteen. Tarvitaanko ohjeiksi kylttejä tai muita materiaaleja joita mahdollisesti joudutaan tilaamaan
• Luvat: ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille, mikäli ette ole tialisuutta järjestävä julkisyhteisö. Mahdollinen yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma pelastusviranomaiselle, mikäli käytetään avotulta, pyrotekniikkaa tai tilaisuuden väkimäärä tai luonne vaativat. Valokuvat ja videot edellyttävät kuvaus- ja julkaisulupaa. Muista myös luvat tekijänoikeussuojattuun materiaaliin, esim. musiikin esittämiseen (Teosto ja Gramex).
• Aikataulu: yleisölle selkä ohjelma taukoineen. Lisäksi tilaisuuden henkilökunnalle aikataulusta tarkennettu”juoksutus” aikataulu sisältäen, tauot, siirtymät, puhujat, tekniset toimenpiteet ja yhteyshenkilöt
• Turvallisuus huomioidaan tapahtuman suunnittelussa, toteutuksessa ja purussa

Tapahtuman suunnittelu on suurimmaksi osaksi kommunikaatiota ja asioista sopimista. Kuka tekee, milloin tekee ja miten tekee? Toimiva sisäinen viestintä onkin onnistuneen tapahtuman edellytys. Oman organisaation aikataulun ja sekä alihankkijoiden (tekniikka, catering, esiintyjät) aikataulujen sovittaminen yhdelle aikajanalle on välttämätöntä ja helpottaa kokonaiskuvan hahmottamista. Tapahtuman lähestyessä h-hetkeä ovat järjestelyt kiireimmillään ja vastaan voi tulla ennakoimattomia muuttujia (vaikkapa koronapandemia). Suunnitelma B onkin hyvä olla olemassa.  

Tapahtuman markkinointi asiakkaille on hyvä aloittaa riittävän ajoissa, jolloin kohderymien kalentereissa on vielä tilaa. Tapahtuman tuotannon vaiheita voi myös hyödyntää tapahtuman markkinoinnissa. Tapahtuman markkinoinnin alettua voidaan kävijöitä sitouttaa kertomalla valmisteluiden tilanteesta. Tapahtumapaikka, visuaalinen ilme, ohjelma ja vaikuttavat tekniset toteutukset kiinnostavat ja kutsuvat kävijöitä. Usein näitä tekemässä ovat ammattilaiset, joiden osaamisesta on helppo innostua. 

• 12 kuukautta ennen tapahtumaa
  • suunnittelun aloittaminen
  • päätös tapahtuman järjestämisestä
  • tila- ja tekniikkavaraukset
  • ohjelman julkistus
• 6 kuukautta ennen tapahtumaa
  • sisällön tarkentaminen
  • logistiikan suunnittelu
  • tiedotus, muistutukset
  • esiintyjävarmistukset
• tapahtumakuukausi
  • järjestelyjen viimeistely
  • tapahtuma
• tapahtuman jälkeen
  • sisältöjen jakaminen
  • jälkimarkkinointi
  • arviointi, kehitysideat

Siis mitä vaikuttavampi viesti, sitä suurempi vaikutus. Esimerkiksi hyvin onnistunut projektin seminaari tuo organisaatiolle hyvää mainetta tapahtuman järjestäjänä ja osaavana projektitoimijana. Samalla imago vahvistuu. Tapahtumaa järjestettäessä on hyvä pitää kirkkaana mielessä, mitä järjestetään, kenelle ja miksi järjestetään. Se, miten toiminnasta viestitään ulospäin, kertoo koko organisaatiosta, jolloin myös arvot ja ydinajatukset olisi hyvä välittyä kaikessa viestinnässä. 

Vaikutuksen rakentuminen

Tapahtuman yhteydessä on hyvä pohtia myös viestin tyyliä ja organisaation omaa ääntä. Millaista kieltä käytetään ja miten osallistuja saadaan kokemaan itsensä merkitykselliseksi?

Vaikuttavuuden kannalta on tärkeää pohtia, mitä osallistujat haluavat kuulla. (Halonen 2021). Halutaanko kuulla johdon näkymyksiä organisaation toiminnasta vai kohderyhmäläisten omia kokemuksia projektin toiminnasta.

Miten tehdä omasta tapahtumasta omanlaisensa, kiinnostava, yllättävä ja osallistava tavalla, joka erottaa sen muista vastaavanlaisista tapahtumista?

Tapahtumaviestintä rakentuu tapahtuman ympärille. Se alkaa hyvissä ajoin ennen itse h-hetkeä ja päättyy vasta kaukana tapahtuman jälkeen. Tapahtuma on tehokas ympäristö vaikuttavaan viestintään, sillä tapahtuman dynamiikka perustuu ihmisten läsnäoloon ja vuorovaikutukseen. Viestin vaikutus on välitön ja vaikuttavuus välittyy suoraan viestin lähettäjälle.

Joskus voi myös kuulla suoraa palautetta: “Olipa innostava esitelmä, olen vaikuttunut.” Tapahtuman yhteydessä luodut kontaktit poikivat yhteydenpitoa tapahtuman jälkeen ja parhaimmillaan johtavat uudenlaiseen toimintaan. 

Myös tapahtuman yhteydessä kerätty palaute on arvokasta, sillä tapahtuman osallistuja on parhaimmassa tapauksessa edelleen vaikuttunut tapahtuman kokonaisviestistä ja se näkyy palautteessa. “Toimintamallinne xx oli innostavasti esitelty ja helposti muokattavissa, joten otimme sen käyttöön omassa projektissamme” -tyyppinen palaute on esimerkki vaikuttavuuden konkretisoitumisesta toiminnaksi.

Tapahtuman yhteydessä käyty palautekeskustelu suuremmalla joukolla luo vuorovaikutusta ja hedelmällisen maaperän uusille ideoille. Vuorovaikutuksesta saatava palaute antaa järjestäjälle arvokasta tietoa oman viestin vaikutuksesta kuulijaan. Kutsu jo syntyneiden ideoiden jatkokehittämiseen luo jatkuvuutta, lujittaa yhteistyötä ja vahvistaa viestinnän vaikuttavuutta.

Työpohjan 5 pohjalta: Tapahtuman toivotut vaikutukset osallistujiin

1. Reaktio – Millaisia reaktioita toivotte osallistujilta?
2. Dialogisuus – Miten vuorovaikutusta vahvistetaan tapahtumassa?
3. Toiminta – Mitä toivotte osallistujien tekevän tapahtuman jälkeen?
4. Sitoutuminen – Miten dialogi jatkuu tapahtuman jälkeen?
   

Halosen (2021) mukaan tapahtumaviestinnän keskeinen voima on läsnäolo. Parhaisiin työskentelyn tuloksiin päästään yhdessä tekemällä kiinnostavan aiheen ympärillä ja silloin, kun kaikki läsnäolijat pääsevät esittämään näkökulmiaan.  

Onnistunut jaettu kokemus antaa intoa kokeilukumppaniksi ryhtymiseen ja uteliaisuutta uuden toimintamallin pilotointiin.

Halonen 2021

Projektien tapahtumissa kohderyhmänä ovat usein asiantuntijat, hallinnon ja järjestöjen ammattilaiset, joilta ilmoittautuminen sujuu rutiinilla ja konsepti on tuttu. Takana on lukemattomia työpajoja, seminaareja ja kokouksia. Kohderyhmää voidaan kutsua hankalaksi miellyttää, kun toimintatavat osallistumiseen ovat rutiininomaisia.

Mielenkiinnon herättämiseksi ja vaikutuksen tekemiseksi on välillä hyvä ravistella osallistujaa. Oman projektin tapahtumasuunnittelussa on syytä kiinnittää huomiota toimintamalleihin, jotka omaa sektoria vaivaavat. Suunnittelukaaren aikana on aika-ajoin hyvä pohtia, mitä ovat ne seikat, jotka erottavat juuri tämän tapahtuman muista. Miten tehdä omasta tapahtumasta omanlaisensa, kiinnostava, yllättävä ja osallistava tavalla, joka erottaa sen muista vastaavanlaisista tapahtumista? Vanhojen toimintamallien ravistelu uusilla ideoilla vapauttaa ajattelua.

 Viestintä kulkee jatkuvana prosessina projektin läpi hakuvaiheesta projektin jälkeiseen aikaan. 

Halonen 2021

Vaikuttavan tapahtumaviestinnän taustalla on hyvin suunniteltu viestinnällinen ajattelu, joka kantaa koko projektin elinkaaren alusta loppuun. Se pitää sisällään selkeän näkemyksen tapahtuman päämääristä, kohderyhmän ymmärtämisestä ja projektin vaiheista.

Panostaminen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään sanoittamalla välitettävä viesti kohderyhmän mukaan lisää tapahtuman vaikuttavuutta.