Hyvä käytänne

Ongelmaan kehitettävä vakuuttava ratkaisu on keskeinen onnistuneen tuotteistuksen lähtökohta (kts. Torkko 2020; Peltola ym. 2007, 35; Tuominen ym. 2015, 8). Tuotteistus helpottaa kiinnostuneiden löytämistä myös varsinaisten projektitoimijoiden ulkopuolelta ja parhaimmillaan houkuttelee uusia kokeilukumppaneita mukaan maistelemaan ja kehittämään yhdessä ratkaisuja.

Hyvä käytänne sosiaalisten innovaatioiden alueella ei ole välttämättä jokin koko­naan uusi toiminta. Itseasiassa se on sitä harvoin. Tyypillisesti sosiaaliseen innovaatioon tähtäävä käytänne on olemassa olevaa toimintaa muokkaava uusi tapa ratkaista jokin toimintaa hiertävä ongelma tai kehittää edelleen esimerkiksi toiminnan keinoja, vaikuttavuutta tai kohdentamista.

Ongelman ratkaisussa huomataan usein, millaiset asiat jo toimivat ja millaisia asioita lisäämällä niitä saadaan kehitettyä vielä toimivammaksi. Hyvän käytänteen tuotteistaminen voi olla vaikkapa vakiintuneen ja hyväksi koetun toiminnan mallintamista siten, että se voidaan siirtää toi­seen toimintaympäristöön uusien ammattilaisten käyttöön.

Projektisuunnitelmaan on usein kirjattu monenlaisia päämääriä ja toimenpiteitä. Usein suunnitelma saattaa olla melko abstraktilla tasolla. Projektin edetessä päämääriä ja toimenpiteitä on hyvä tarkentaa kohti konkretiaa.

Projektin toteuttajat joutuvat tekemään valintoja ja myös jättämään pois sellaisia kehittämisideoita, jotka voisivat olla mahdollisia, mutta eivät mahdu hankkeen resursseihin tai sisälly projektisuunnitelmaan.

Tämä tulee helpommaksi, jos projektissa on kokeilujen kautta näytetty käytännössä, että uusi ratkaisu on hyödyllinen ja toimiva. Systemaattisesti kerätty tieto käytänteen toimivuudesta sekä siitä, miten se tuottaa asiakkaalle hyvää sekä millä edellytyksillä se on taloudellinen ja eettisesti hyväksyttävä, on myös tärkeää.

Lisäksi on pyrittävä etsimään keinoja, joiden avulla uusi käytänne on varioitavissa eri toimintaympäristöihin su­jahtavaksi ja joiden avulla sen voi odottaa tuottavan hyviä vaikutuksia lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Juurruttaminen on suostuttelevaa toimintaa, jota kannattaa tehdä vain sellaisille, joita tekemäsi ratkaisu saattaisi juuri siinä historian hetkessä ja ympäristössä lähtökohtaisesti kiinnostaa. Joskus briljantti ja upeasti palvelumuotoiltu ratkaisu ei sytytä uusia käyttäjiä ympärilleen.

Lannistua ei kannata. On hyvin mahdollista, että projektissa kehitetään ratkaisua, joka ei ole kyseisessä organisaatiossa juuri sillä hetkellä akuutin tuntuinen. Jos asiakkaan tarve ratkaista ongelma ei ole kovin polttava, kaikin puolin hyvä ratkaisusi ei saa vastakaikua (Parantainen, 13). Silloin on puntaroitava rehellisesti, onko ongelma sellainen, jonka olemassaoloon mahdollinen uusi käyttöönottaja pitäisi herätellä.

Vai saattaisiko ongelma ratkaisuineen olla vaikkapa vuoden päästä ajankohtaisempi. Silloin riittää, että nyt jätetään muistiin kytemään kehittämisprojekti ja prosessin loppuvaiheessa voidaan muistutella kehittämistuloksista, jotta uusi toimija voi palata projektin äärelle, jos/kun asia tulee akuutiksi.

Joskus projektissa voi käydä niin, että kohderyhmän edustajilla on hiukan erilainen näkemys käsillä olevan haasteen luonteesta kuin hankesuunnitelmassa on oletettu. Kohderyhmän avoin kuunteleminen on tärkeää, vaikka hanketiimin käsitys asiasta olisi erilainen kohderyhmän edustajien käsitysten kanssa.

Dialogisessa lähestymistavassa puhutaan ”ei-tietämisen-tilasta”, johon on tärkeää pyrkiä kuunnellessa kohderyhmän edustajia. Omat ennakkokäsitykset jätetään hetkeksi kokonaan syrjään ja erilaisten kysymysten avulla pyritään hahmottamaan, mikä ongelma kohderyhmän mielestä on kyseessä.

Hyviä apukysymyksiä ovat: ”Miten kuvailisit ongelmaa?”, ”Kerro lisää”, ”Millä tavoilla olette yrittäneet aiemmin ratkaista ongelmaa”, ”Mikä auttaisi teitä ongelman ratkaisemisessa?”.

Suljettuja kysymyksiä on hyvä välttää. Kun käsillä olevan haasteen saa muotoiltua mahdollisimman yksinkertaiseen muotoon, ratkaisun löytäminen helpottuu yllättävällä tavalla.

Tuotteistaminen ei ole sama asia kuin standardointi. Etenkin projektien puitteissa syntyvät käytänteet ovat leimallisen usein perusluonteeltaan eri toimintaympäristöihin muokattavia.

Hyvän tuotteen vahvuuksin kuuluu, että se on tarpeellinen ja hyödyllinen selkeästi hahmottuvalle kohderyhmälle. Hyödyllisyys on todennettava käytännön testauksen (tai jos mahdollista tutkimuksellisen näytön) avulla ja osoitettava toimivaksi. Tämän lisäksi sen on oltava siirrettävissä, mitä tukevat helppokäyttöisyys ja sekä mahdollisuus muokata tuotteesta omaan käyttöön sopiva variaatio mahdollisimman helposti.

Tuotteen pitäisi olla helposti saatavilla silloinkin, kun kehittämisprojekti on jo päättynyt. Tuotteen on aidosti muokkauduttava projektimaailman ulkopuolelle toisiin organisaatioihin, toisille toimijoille ja usein pienemmillä resursseilla toteutettavaksi. (Ks. lisää Peltola ym. 2007; Turpeinen ym. 2014, 30, 34–36). Hälytyskellojen kannattaa soida, jos huomaa, että kohderyhmä viestii tuotteen olevan monimutkainen ja vaikeasti ymmärrettävä.

Käytännön työssä kohderyhmän edustajat ovat myös kiinnostuneita siitä, mitä kaikkea palvelun käyttöönotto organisaatiolta vaatii.

• Pitääkö henkilökunnalla olla jotain erityisosaamista?
• Millaiset tilat tulee olla käytössä?
• Millaisia kustannuksia tuotteen käyttöönotto aiheuttaa?
• Pitääkö hankkia erityisiä välineitä ja mistä niitä saa?

Näihin kaikkiin kysymyksiin on hyvä vastata lyhyesti ja selkeästi palvelun kuvauksessa. Kun mikään käytännön asia ei ole kohderyhmän edustajalle epäselvä, asiaa on alkuinnostuksen jälkeen helppo viedä eteenpäin omassa organisaatiossa.

Mikäli palvelutuote on tarkoitettu otettavaksi käyttöön esimerkiksi oppilaitoksissa tai järjestöissä, hanketiimin on tärkeää miettiä, kuka palvelua käyttää ja kuka tekee päätöksen sen käyttöönotosta.

Vaikka kehitetty palvelu on maksuton, esimerkiksi uusien välineiden hankinta tai joidenkin tilojen käyttö on maksullista. Palvelutuotteesta kannattaa kertoa aktiivisesti paitsi kohderyhmän edustajille myös esimerkiksi rehtoreille tai kolmannella sektorilla yhdistysten toiminnanjohtajille, sillä he tekevät päätökset taloudellisista satsauksista. 

Tuotteistamista ei kannata jättää pienen piirin puuhaksi. Päinvastoin sosiaalisiin innovaatioihin tähtäävä toiminta keskittyy muutosten saamiseen aikaiseksi ihmisissä ja heidän toiminnassaan. Tuotteistus kannattaa siksi tehdä ihmiskeskeisesti osallistamalla potentiaalisia tuotteen käyttäjiä ja kohderyhmiä mukaan myös tuotteistusprosessiin mahdollisimman monipuolisesti.

Prosessia suunniteltaessa kannattaa perehtyä esimerkiksi lähdeluettelosta löytyvään Hyvän käytänteen tuotteistamisen oppaaseen (Torkko 2020) ja Palveluiden tuotteistamisen käsikirjaan (Tuominen ym. 2015), joista löytyy paljon erilaisia työpajamalleja osallistavaan palvelutuotteen kehittämisen avuksi.

Kohderyhmän löytäminen voi edetä positiivisen lumipalloefektin avulla. Muista kerätä palautetta alusta asti ja hyödynnä referenssikuvauksia uusien kohderyhmän edustajien innostamiseksi mukaan.

Referenssikuvauksen teho kasvaa, jos asiakkaanne antaa käyttää valokuvaansa ja suoraan lainausta kommenteista (Parantainen 2012, 42). Referenssinä toimivat henkilöt tuovat mukanaan omat ammatilliset verkostonsa, mikä sisältää potentiaalia kehittämisprosessin viestinnän kulkeutumisen uusiin potentiaalisiin kumppanuusverkostoihin.

Kehittämistyön muokkaaminen tuotteeksi voi olla palkitseva ja innostava osa kehittämistyötä, tuohan se tullessaan uusia toimijoita ja paljon oppimista oman alan muiden toimijoiden työympäristöistä.

Usein ESR-projekteissa kehitetyt palvelut ja sosiaaliset innovaatiot ovat laadukkaita, koska kehittämiseen on ollut sekä aikaa että monenlaisia resursseja. Tuotteistamisprosessin tarkoituksena on tehdä tuotteen korkea laatu mahdollisimman näkyväksi ja palvelun käyttöönotto helpoksi.

Luotettavien kontaktien luominen voi tapahtua monenlaisissa ympäristöissä: ammattilaistapahtumissa, seminaareissa, epävirallisissa kohtaamisissa tai netissä.

Jokaisen palvelutuotetta levittävän ammattilaisen tulisi olla selvillä tuotteen sisällöstä niin hyvin, että hän pystyy parilla lauseella kertomaan, mitä hyötyä palvelusta on.

Jos palvelulla on innostava nimi ja kohtaamisesta jää mukaan jokin pieni muisto, on todennäköistä, että kohderyhmän edustaja tarttuu asiaan ensimmäisen kohtaamisen jälkeen.

Yhteistyö muiden organisaatioiden kanssa on erinomainen väylä uusien palvelutuotteiden levittämiseen. Hankkeiden kannattaa tehdä yhteistyötä toistensa kanssa ja esitellä toistensa palveluita seminaareissa, messutapahtumissa, koulutuksissa, kokouksissa ja arjen kohtaamisissa. Kun asia on tuotteistettu selkeäksi kokonaisuudeksi, siitä kertominen muutamalla lauseella on helppoa myös hankkeen ulkopuolisille henkilöille.

Palvelu saattaa toisinaan lähteä leviämään ammattilaisten keskuudessa, koska kollegat suosittelevat sitä toisilleen.

Tuotteen tai palvelun identiteetti määrittyy pienten asioiden kautta. Visuaalisen ilmeen tulisi kohdata kohderyhmän arvostama ja tunnistama maailma.

Palvelutuotteen levittäminen jatkuu usein hankkeen päättymisen jälkeen esimerkiksi nettisivujen kautta rahoittajan kanssa sovitun ajan. Esimerkiksi hankkeen aikana kehitetty koulutus voi jatkaa elämäänsä myös tilauskoulutuksena, mikäli koulutusmateriaali on edelleen saatavissa maksutta.

Toisinaan kohderyhmä havahtuu tilaamaan hankkeen palvelutuotteita vasta hankkeen päättymisen jälkeen. Siksi on tärkeää, että jokin organisaatio on sitoutunut pitämään hankkeessa kehitetyistä palveluista huolta ja levittämään niitä.